FLOWKY

Kijk. Ik heb dus echt een grafhekel aan onzinnig werk. Ik draai een fotografie-bedrijf naast mijn voltijd baan. Ik heb geen tijd om me druk te maken om administratieve onzin. Nu scheelt het dat het mijn 'normale' werk is om bedrijfsprocessen te automatiseren. Eén-en-één is twee! Ik heb besloten de workflow van LWKY te automatiseren. Vandaar: FlowKY.

Ik kan zelf aardig programmeren, maar ik heb ook een die-hard programmeur ingehuurd om dit overdreven professioneel op te bouwen.

Dus? Wat heb ik daar aan?

Ben je ZZP'er die z'n geld verdient met dienstverlening, heb je meerdere opdrachten tegelijk en ook een hekel aan dom werk? Lees dan maar even verder, kan nuttig zijn. Of niet, als je wilt blijven aanmodderen.

Nou, vooruit. Vertel op, wat is het?

Stel je krijgt een WhatsApp'je met een aanvraag voor een datum voor een super vette opdracht. Je staat in de supermarkt, dus je checkt even snel je agenda. Gewoon je agenda op je iPhone, waar je ook de agenda van je partner en het kinderdagverblijf in hebt staan. Dat is namelijk handiger dan een agenda in je boekhoudpakket, want dan moet je twee agenda's checken. Of drie. Stel je moest de kinderen die dag ophalen. Anyway, ik dwaal af... De datum is nog vrij! Dus je maakt snel een afspraak aan in diezelfde agenda. Vraagteken erachter, want het is nog een optie. Boodschappen inladen en naar huis.

Als je thuis komt, klap je je laptop open. In je boekhoudpakket is automatisch een lege conceptofferte aangemaakt. Huh, hoe kwam die daar nou? Je vult de contactgegevens in van je klant, je zuigt een prijs uit je duim en verstuurt de offerte vanuit je boekhoudpakket. Handig, want dan klopt je BTW-aangifte straks ook direct.

Uur later heb je al antwoord van de klant: Offerte akkoord. Klasse! Vraagteken kan dus weg uit de iPhone-agenda want het is nu een boeking. Laptop weer open want je moet administratie gaan bijhouden. Ohnee, wacht! Je gebruikt FlowKY en dat is het moment dat je leven veranderde!

FlowKY zag in je agenda dat er een afspraak verscheen met een vraagteken, dus hij wist dat je een aanvraag voor een opdracht kreeg.

Hij maakte daarom een opdracht aan in z'n database met status Optie. Direct werd in je boekhoudpakket die conceptofferte aangemaakt. Handig! En toen jij met de hand de gegevens invulde en op versturen drukte, vroeg FlowKY aan je boekhoudpakket hoe het met die offerte stond. Status van de opdracht: Offerte verzonden. Toen je het vraagteken verwijderde, begreep FlowKY dat de opdracht definitief was. Status: Geboekt.

En nu? Ah ja! Ik moet een voorgesprek plannen met de klant. Even toevoegen in de iPhone-agenda en FlowKY is automatisch op de hoogte. Na het fotograferen van de opdracht verspringt de status naar Gefotografeerd. En aangezien je op pad bent geweest voor die opdracht is er zojuist direct een kilometerdeclaratie ingediend in je boekhoudpakket. Huh? Hoe kan dat dan? Nou, FlowKY weet waar je huis woont en heeft even aan Google gevraagd hoe ver het rijden is van jouw huis naar de locatie die je had ingevuld in de kalender op je telefoon. Dat gebruikte hij vervolgens om aan je boekhoudpakket te vertellen dat je een rit hebt gemaakt. Belastingdienst ook weer blij.

FlowKY begeleidt je dus van A tot Z door alle stappen van een opdracht. Overbodig als je één opdrachtje in de maand doet, broodnodig als je druk bent. Je hoeft niet meer bij te houden wat je voor wie nog moet doen. Welke opdrachten je nog moet aanleveren, welke klanten op antwoord wachten, etc.

Dat kan toch ook met Studio Ninja of Notion?

Lees bovenstaande verhaal nog een keer en vertel mij hoe. De kernfunctionaliteit van wat dingen bijhouden lukt inderdaad wel, maar dat werkt niet geautomatiseerd.

Maar voor een bruiloft moet ik bijvoorbeeld ook een foto-album leveren en voor een gezinsportret niet! Hoe weet dat systeem dat nou?

De lijst met stappen is dynamisch te configureren. Het ene soort opdracht kan meer stappen hebben dan de ander. FlowKY is dus ook te gebruiken als je geen fotograaf bent! Ik herhaal: Het is dus ook te gebruiken als je geen fotograaf bent!

Nou, gefeliciteerd. Je hebt je werk makkelijker gemaakt. Wat heb ik daar aan?

Meer dan je denkt! Ik heb namelijk besloten op FlowKY open-source te maken! Dus jij mag er ook gebruik van maken!

Okay? Wat kost het?

Niets. Noppes. Nada. NUL EURO.

Geen aanschaf, geen maandelijkse kosten.

Huh, maar dan verdien jij het toch nooit terug?

Klopt. Me sad. Me efficient, but sad.

Wat is het addertje onder het gras?

Er zijn drie addertjes! Het zijn wel eerlijke addertjes.

Het is technisch. Verwacht geen kant-en-klare oplossing voor al jouw problemen. Sterker nog, ik weet vrij zeker dat het niet direct aansluit bij jouw eisen, want waarschijnlijk gebruik je een ander boekhoudpakket of bijv. een Android telefoon. De code is volledig open, dus het is wel zo te maken. Dat mag je zelf doen, dat kan ik doen, of ik kan de programmeur inschakelen. Linksom of rechtsom zul je je wel zelf aan de slag moeten met git, Docker, terminal, API-keys, enzovoorts. Het is prima te begrijpen, ook voor mensen die nog nooit met zoiets gewerkt hebben, maar dan moet je accepteren dat je er tijd in moet stoppen. Een goede AI chatbot kan je een flink eind op weg helpen. Echt.
De code is gratis, maar ondersteuning niet. Wat dacht je nou zelf? Ik ben toch zeker geen Sinterklaas.. Als je hulp nodig hebt betaal je voor de uren. Bij mij (€€) of bij de externe programmeur (€€€).
We ontwikkelen samen. Als jij functionaliteit toevoegt (of laat toevoegen) die voor meer mensen toepasbaar is, accepteer je dat dit wordt toegevoegd aan de codebase. Ook als jij uren hebt betaald om dit toegevoegd te krijgen. Dat heb ik ook gedaan.

Hmm, klinkt eerlijk, maar wat is het nou echt?

Okay, niet schrikken. Ik ga je om de oren smijten met termen. Je hoeft niet direct te weten wat dit allemaal is. Als je het namelijk wel wist, had je het waarschijnlijk ook zelf al wel gebruikt om een soortgelijke oplossing te bouwen.

FlowKY is een open-source web-applicatie gebouwd voor fotografen. De applicatie draait in een Docker container. Je host daarmee je eigen versie van de applicatie. Ik zie jouw opdrachten niet, jij de mijne niet. De onderliggende code is hetzelfde, maar verder is het jouw eigen versie. De container is te draaien op je computer, bij een hostingpartij of bijvoorbeeld op je eigen NAS. Ik doe dat laatste. Op die manier is je applicatie altijd bereikbaar. Met TwinGate kan een zero-trust VPN-verbinding worden opgezet, waardoor je ook onderweg veilig bij je applicatie kunt. Werkt top!

De applicatie is gebouwd met Next.js en React (TypeScript). De front-end van FlowKY is responsive gebouwd op basis van Mantine, dus is te gebruiken op zowel je computer als je telefoon, tablet, etc. De back-end gebruikt nginx om een server op te zetten en de SQLite-database is gebouwd met Prisma. Je hoeft daardoor geen SQL te schrijven. De codebase is gehost in een besloten GitHub-repo. Toegang krijg je na aanvraag.

FlowKY communiceert via API-calls met externe diensten voor kalenderbeheer, boekhouding en meer. Op dit moment ondersteunt het:

iCloud CalDAV voor kalenderdata
Rompslomp API voor boekhouding
Google APIs voor reisafstandberekening
Andere integraties (zoals Google Calendar, MoneyBird, etc.) kunnen worden toegevoegd

Juist ja. Helder. Geen vragen.

Mooi!

En nu? Stel ik wil mee doen, what's next?

Als je eens wilt kijken of het wat voor je is, kan ik je toegang geven tot de code. Het kost mij in mijn omgeving ongeveer drie minuten om het systeem aan het draaien te maken. Bij jou zal dat langer zijn. Je mag het helemaal zelf doen (met behulp van de documentatie en bijv. een AI chatbot), of ik kan je er bij helpen. Zodra FlowKY operationeel is, zal het (zoals gezegd) nog niet direct aansluiten bij jouw wensen.

Omdat ik vanwege mijn voltijd baan niet aan het urencriterium van de Belastingdienst kan voldoen, hoef ik geen uren bij te houden. Ik gok jij wel. Urenregistratie is een voorbeeld van een prima uitbreiding van de functionaliteit van FlowKY. Zo'n uitbreiding voegen we dan toe aan de codebase zodat iedereen het kan gebruiken. Ander voorbeeld: integratie met MoneyBird (of andere boekhoudpakketten). Of met jouw online-galerij-dienst om automatisch je galerijen te kunnen aanleveren. Of met je backupsysteem om automatisch je netwerkschijf te backuppen als je een reportage klaar hebt. Of...

Je moet dus onderdeel willen worden van dit project. Zie dit als een uitgestoken hand. Ik heb er flink tijd en geld in gestoken, jij mag gratis mee doen. Het kost je niets en we werken samen aan een slimmere bedrijfsvoering.

FlowKY is nog lang niet klaar en dat zal het ook nooit zijn. Het helpt je echter al wel direct bij je bedrijfsvoering, je werkt samen met je collega's en je wordt er niet dommer van.

matthijs@lwky.nl